Изменились правила расчетов с работниками, командированными за границу

Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 23.02.2015 N 94 (далее - постановление № 94) внесены изменения и дополнения в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденную постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 N 185 (далее - Инструкция).

Изменения касаются расчетов с работниками при их командировании за границу.

Установлен единый срок для представления работниками в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (далее - отчет) независимо от способа выдачи аванса (наличными или путем перечисления на карточку) – 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. В этот срок работник обязан представить отчет, приложив документы, подтверждающие расходы, и возвратить неизрасходованную валюту либо неизрасходованные белорусские рубли. Определен перечень таких документов (п. 28 Инструкции).

Как и прежде, отчет составляется в валюте произведенных операций. При этом закреплено, что суммы расходов, произведенных в командировке, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета, к которому выдана личная или корпоративная карточка (далее - счет), за исключением суточных. Суточные в отчете указываются в валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на личную карточку работника, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату выдачи (перечисления) аванса и не пересчитываются на дату составления отчета. Если срок командирования работника продлен в период его нахождения в командировке, суточные за дни, на которые работнику был продлен срок командирования и не выдан (не перечислен) аванс, в отчете указываются в валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей валюте на дату составления отчета. Если работник направлен в долгосрочную командировку и средства на оплату его расходов перечисляются частями, суточные в отчете указываются в суммах на каждую дату зачисления аванса и не пересчитываются на дату составления отчета (п. 30 Инструкции).

Уточнен порядок пересчета израсходованной валюты в валюту счета в случае оплаты работником расходов в командировке корпоративной карточкой. Для этого используется обменный курс банка-эмитента, установленный для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменный курс, установленный платежной системой. Дополнительно определен порядок такого пересчета в случае отсутствия на дату составления отчета информации об обменных курсах при использовании как корпоративной, так и личной карточки. В отчете расходы (в том числе суточные) указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей валюте на дату составления отчета (п. 30, 32 и 34 Инструкции).

Предусмотрена возможность производить окончательный расчет с работником в белорусских рублях независимо от вида выданной валюты и способа выдачи аванса (наличные или перечисление на карточку) (п. 32 и 33 Инструкции).

Допускается выдавать (перечислять) валюту под отчет без представления полного отчета по ранее выданным наличным суммам при условии соблюдения порядка и сроков для представления отчета по каждой командировке (п. 39 Инструкции). Ранее такая возможность была предусмотрена только в случае перечисления аванса полностью на карточку.

Разрешено оплачивать расходы по проезду и найму жилого помещения корпоративной карточкой, выданной одному из командированных работников, за всех лиц, направленных в данную служебную командировку. При этом необходимо письменное согласие всех командированных работников. Указанные расходы включаются в отчет работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной карточки, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную командировку (п. 39-1 Инструкции).

Установлен срок представления отчета и возврата валюты в случае отмены служебной командировки: работник обязан не позднее трех рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем соответствующего решения, представить в бухгалтерию отчет, возвратить валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет нанимателя. При отсутствии израсходованных сумм отчет может не представляться (п. 34-1 Инструкции).

Постановление № 94 вступило в силу с 13 марта 2015 года.