ООО «ЮрСпектр»

Горячая линия
+375 (17) 205-03-00

Официальный электронный адрес и другие изменения в делопроизводстве

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 (далее - Постановление) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Официальный адрес электронной почты организации наряду с другими данными включен в состав реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные» (абз. 2 п. 1 Постановления). Отметим, что ранее указание данного реквизита на бланках было отнесено на усмотрение организации.

Установлено, что резолюции по исполнению поручений ряда высших должностных лиц Республики Беларусь, а также руководителей госорганов и иных организаций следует оформлять на отдельных листах резолюций (абз. 5 п. 1 Постановления). Напомним, что при наличии листа резолюции на документе проставляется отметка о его наличии (ч. 7 п. 53 Инструкции), а требования к такому листу установлены в законодательстве (ч. 8 п. 53 Инструкции).

Изменен порядок оформления реквизита "Отметка об исполнителе". В частности, при включении в данную отметку (на второй строке) дополнительных поисковых данных (например, дата создания документа, имя файла) они оформляются только на экземпляре документа, который остается в организации (абз. 12 п. 1 Постановления).

При создании на бумажном носителе копии документов в электронном виде, предназначенных для обращения внутри организации, такая копия заверяется в общем порядке (абз. 15 и 16 п. 1 Постановления), т.е. она должна воспроизводить все реквизиты документа, а для придания ей юридической силы должна быть заверена (ч. 2 п. 64 Инструкции).

При отправке документа по электронной почте на исходящем документе, оформленном на бумажном носителе, который остается в организации, должна проставляться отметка об отправке (штамп отправки) (абз. 33 п. 1 Постановления). Проставление такой отметки допускается только после фактической отправки.

Увеличен допустимый объем дела в одном томе. Теперь он не должен превышать 300 (ранее – 250) листов при толщине не более 40 мм (абз. 37 п. 1 Постановления, п. 171 Инструкции).

Уточнено, что в отдельные дела группируются приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Ранее такое требование содержалось только в отношении первых двух групп приказов (распоряжений). При этом они систематизируются в порядке возрастания их номеров (абз. 39 п. 1 Постановления). Как и ранее, приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения: 75 лет и 3 года (абз. 40 п. 1 Постановления).

Закреплены также требования к программному обеспечению при оформлении документов. В частности, оно должно поддерживать методы и средства защиты текста от редактирования (абз. 21 п. 1 Постановления).

Установлены допустимые форматы документов в электронном виде (PDF/A, DOCX, ODT), графических образов документов на бумажных носителях (сканов) (PNG, TIFF, JPEG, PDF/A) (абз. 46 п. 1 Постановления).

Определено, что хранение документов в электронном виде может осуществляться без создания оригиналов на бумажном носителе, если их срок хранения не превышает 10 лет и они включены в перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции) (абз. 59 п. 1 Постановления). К таким документам, в частности, относятся журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности; бухгалтерская (финансовая) отчетность (квартальная, месячная); журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки; журналы регистрации командировочных удостоверений; графики работ (сменности); графики трудовых отпусков.

Постановление вступило в силу 2 января 2015 года.