Новое в делопроизводстве: на что обратить внимание

Скорректированы требования к оформлению документации. Помимо этого, конкретизирован порядок работы с документами в электронном виде (далее - ДЭВ). Новшества вступили в силу 7 сентября 2017 г.

Оформление реквизитов документа

С 1 июня 2017 г. введен в действие новый государственный стандарт, которым установлены состав реквизитов документов и требования к их оформлению. В связи с этим внесены изменения и в Инструкцию по делопроизводству.

Обратите внимание!

Требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Они распространяются на оформление всех документов организации.

Рассмотрим более подробно основные изменения в оформлении реквизитов.

1. Место составления или издания документа теперь необходимо указывать на всех документах, кроме писем и заявлений. Ранее норма подобных исключений не содержала. При этом место расположения данного реквизита осталось прежним. Он указывается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный индекс".

2. На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка - на уровне реквизита "Наименование организации". Ранее конкретное место расположения данного реквизита не уточнялось.

3. При использовании словесно-цифрового способа указания даты:

- день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31);

- название месяца - прописью;

- год - четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква "г" с точкой.

Например, "25 сентября 2017 г." или "5 сентября 2017 г.".

Как и прежде, элементы даты можно указывать двумя способами: описанным выше и арабскими цифрами.

4. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно в алфавитном порядке. До этого порядок расположения не конкретизировался.

5. Наименование вышестоящей организации надо указывать на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних справочно-информационных документов, таких как справки, докладные записки и др. Ранее данная норма не содержала исключений.

Постановлением предусмотрены некоторые послабления для организаций. Так, теперь организации самостоятельно могут решать, проставлять на документах реквизит "Код организации" или нет. До этого данное право не было прямо закреплено в норме.

На заметку

Не следует смешивать:

- код организации. Например, коммерческие организации проставляют его по ОКРБ 018-2003 [17];

- код документа, проставляемый на документах, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95.

Помимо этого, организациям предоставлено право самим разрабатывать унифицированные формы документов, если они не разработаны на общегосударственном уровне.

Как и ранее, в документах не допускается печатать текст вразрядку. Вместе с тем в справочно-информационных документах разрешено делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.

Обратите внимание!

Слова текста документов и многострочных реквизитов переносить нельзя.

Расположение реквизитов документа

Теперь реквизиты документа допускается отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизита. В то же время, как и прежде, допускается использовать для этого полуторный межстрочный интервал.

Кроме того, составные части некоторых реквизитов, таких как "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" и др., теперь можно будет отделять друг от друга не только одинарным интервалом, но и дополнительным межстрочным.

На заметку

Размер дополнительного межстрочного интервала определяется путем добавления 6 пунктов (пт) к размеру одинарного интервала, то есть к размеру используемого в реквизите шрифта.

Отметим, что в соответствии с СТБ 6.38-2016 составные части реквизитов могут отделяться друг от друга только дополнительным межстрочным интервалом (см. таблицу).

Таблица

 

Реквизит	СТБ 6.38-2016	Инструкция по делопроизводству
СОГЛАСОВАНО	+ 6 пт	одинарный или + 6 пт
Протокол заседания экспертного совета	точно 14 пт	точно 14 пт
18.10.2008 N 13	+ 6 пт	одинарный или + 6 пт

Таким образом, Инструкция по делопроизводству позволяет использовать как прежний порядок оформления, так и установленный СТБ 6.38-2016.

Кроме этого, уточнено оформление реквизитов:

- "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" при расположении их двумя вертикальными рядами;

- "Подпись", если документ подписывается несколькими лицами, не подчиненными по должности.

Так, второй ряд в реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования", а также наименования должностей в реквизите "Подпись" печатаются на расстоянии:

- 100 мм от границы левого поля при оформлении документа на листах формата А4 в книжной ориентации;

- 160 мм при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации.

Новый реквизит

В Инструкцию по делопроизводству, как и в СТБ 6.38-2016, введен новый реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель". Как правило, он располагается в центре нижнего поля первого листа документа.

Данный реквизит может оформляться тремя способами: от руки, при помощи штампа или в виде штрихкода.

В двух первых случаях он должен содержать:

- сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель;

- собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных;

- дату переноса.

Также в нем допускается указывать поисковые данные документа.

В случае оформления отметки в виде штрихкода реквизит можно также расположить на левом поле первого листа документа внизу. Если это невозможно - на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.

Новшества в порядке работы с ДЭВ

Конкретизирован порядок работы с ДЭВ, в том числе подписанных электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Так, при получении ДЭВ необходимо проверить:

- его подлинность и целостность;

- наличие всех указанных приложений;

- возможность их воспроизведения;

- отсутствие компьютерных вирусов и т.д.

Только при отсутствии ошибок ДЭВ подлежит дальнейшей обработке. В противном случае (например, при отсутствии приложений или обнаружении вирусов) необходимо направить уведомление организации-отправителю.